Bằng cách xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet sẽ giúp bạn bảo vệ quyền riêng tư và làm sạch dữ liệu hoạt động trên tài liệu. Vậy làm sao để xóa lịch sử trên Google Sheet và có lưu ý gì khi thực hiện. Bài viết sau đây sẽ trả lời cho câu hỏi của bạn.
Cách xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet bằng thao tác trên Drive
Cách xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet được nhiều người quan tâm khi muốn bảo vệ quyền riêng tư. Tuy nhiên, hiện tại Google Sheet không cho phép xóa trực tiếp lịch sử chỉnh sửa trong một tài liệu.
Bạn có thể xóa lịch sử chỉnh sửa bằng cách tạo bản sao mới của tài liệu trên Google Drive. Đây là cách duy nhất để xóa sạch lịch sử chỉnh sửa. Vì bản sao sẽ không chứa lịch sử chỉnh sửa của tài liệu gốc. Dưới đây là các bước chi tiết:
Bước 1: Truy cập ứng dụng Google Drive và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn.
Bước 2: Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm tài liệu Google Sheet mà bạn muốn xóa lịch sử chỉnh sửa.
Bước 3: Nhấp chuột phải vào tài liệu và chọn Tạo bản sao (Make a copy). Một bản sao mới của tài liệu sẽ được tạo, có tên là ‘Bản sao của [Tên tài liệu gốc]’.
Bước 4: Nhấp chuột phải vào bản sao mới và chọn Đổi tên (Rename). Đặt tên tài liệu mới theo ý muốn. Sau đó nhấn OK.
Bước 5: Nếu bạn muốn xóa hoàn toàn lịch sử chỉnh sửa, hãy nhấp chuột phải vào tài liệu gốc và chọn Chuyển vào thùng rác (Remove).
Lưu ý:
- Sau khi tạo bản sao, lịch sử chỉnh sửa trong tài liệu gốc sẽ không được chuyển sang bản sao mới.
- Lịch sử chỉnh sửa chỉ hiển thị đối với người có quyền chỉnh sửa tài liệu. Nếu chỉ chia sẻ quyền xem, người nhận sẽ không thấy lịch sử chỉnh sửa.
Như vậy, bằng cách thực hiện các bước trên, bạn đã thực hiện xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet thành công.
Cách xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet trong Sheet
Hiện tại, Google Sheets không hỗ trợ tính năng xóa trực tiếp lịch sử chỉnh sửa trong Sheet. Tuy nhiên, bạn có thể xóa lịch sử chỉnh sửa bằng cách tạo bản sao tài liệu ngay trong Google Sheets.
Dưới đây là cách xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet trong Sheet bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google và truy cập vào tài liệu Google Sheets mà bạn muốn xóa lịch sử chỉnh sửa.
Bước 2 Nhấp vào Tệp (File) ở thanh menu trên cùng. Chọn Tạo bản sao (Make a copy).
Đặt tên mới cho bản sao và chọn thư mục lưu trữ trong Google Drive. Nhấn OK để tạo bản sao.
Mở bản sao mới, lịch sử chỉnh sửa sẽ không được chuyển sang bản sao mới, tài liệu này bắt đầu với lịch sử trống.
Bước 3: Thực hiện tượng tự như bước ở trên. Bạn quay lại Google Sheets hoặc Google Drive, tìm tài liệu gốc và xóa nếu bạn không muốn giữ lại lịch sử chỉnh sửa.
Nếu muốn xóa vĩnh viễn, hãy vào Thùng rác (Trash) và xóa tài liệu này.
Lưu ý:
- Google Sheets tự động lưu lịch sử chỉnh sửa để hỗ trợ khôi phục hoặc theo dõi thay đổi, nên không thể xóa trực tiếp trên tài liệu.
- Nếu bạn chỉ cần chia sẻ tài liệu mà không muốn người nhận xem lịch sử chỉnh sửa. Hãy cung cấp quyền chỉ xem (View only) khi chia sẻ.
Bằng cách thực hiện đúng các bước hướng dẫn chi tiết cách xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet trong Sheet trên. Bạn sẽ thành công việc xóa lịch sử chỉnh sửa Google Sheet và giúp bạn bảo mật quyền riêng tư.
Cách xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet bằng Menu lịch sử
Hiện nay, Google Sheet không hỗ trợ xóa lịch sử chỉnh sửa thông qua menu Lịch sử chỉnh sửa (Version History). Lịch sử chỉnh sửa được lưu trữ tự động để theo dõi và khôi phục các thay đổi. Nhưng không có tùy chọn để xóa trực tiếp trong menu này.
Tuy nhiên, bạn có thể xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet bằng cách tạo bản sao tài liệu mới. Tài liệu mới sẽ lưu kết quả thực hiện cuối cùng trên Google Sheet nhưng không có lịch sử chỉnh sửa. Để tạo bản sao file, bạn có thể thực hiện tương tự như các cách ở trên.
Cách ẩn lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet
Trên Google Sheets, bạn không thể ẩn trực tiếp lịch sử chỉnh sửa khỏi tài liệu đối với người có quyền chỉnh sửa (Editor). Vì đây là tính năng mặc định của Google để hỗ trợ theo dõi và khôi phục thay đổi.
Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng một số cách gián tiếp để ẩn lịch sử chỉnh sửa khỏi những người khác. Dưới đây là cách ẩn lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet bằng cách chuyển quyền xem thay vì chỉnh sửa:
- Nhấp vào nút Chia sẻ (Share) ở góc trên bên phải.
- Trong phần Người được chia sẻ (Share with people and groups), nhập email của người nhận. Hoặc chọn địa chỉ email đã có sẵn trong list.
- Thay đổi quyền từ Người chỉnh sửa (Editor) thành Người xem (Viewer).
- Nhấn Xong để chia sẻ.
Khi người khác chỉ có quyền ‘Xem’, họ sẽ không thể truy cập Lịch sử chỉnh sửa (Version History).
Cách khôi phục một phiên bản cũ từ lịch sử chỉnh sửa Google Sheets
Google Sheets lưu trữ lịch sử chỉnh sửa của tài liệu, cho phép bạn xem lại và khôi phục các phiên bản cũ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Truy cập vào trang tính mà bạn muốn khôi phục lịch sử phiên bản.
Bước 2: Click vào biểu tượng đồng hồ ở phía trên nằm bên phải màn hình để xem lịch sử chỉnh sửa Google Sheets.
Bước 3: Tại danh sách các phiên bản lịch sử đã chỉnh sửa. Hãy kiểm tra và click chuột vào đúng phiên bản bạn muốn khôi phục. Sau đó, nhấp vào dấu ba chấm bên phải của phiên bản đó. Tại đây, bấm chọn Restore this version để khôi phục phiên bản này.
Google Sheets sẽ hiển thị cảnh báo xác nhận. Nhấn Khôi phục (Restore) để hoàn tất.
Lưu ý: Khi khôi phục phiên bản cũ, nó sẽ trở thành phiên bản mới nhất. Nhưng bạn vẫn có thể quay lại các phiên bản trước đó từ lịch sử chỉnh sửa.
Lưu ý khi xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet
Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheets:
- Không thể xóa trực tiếp lịch sử chỉnh sửa: Google Sheets không cung cấp tính năng xóa trực tiếp lịch sử chỉnh sửa. Lịch sử này được lưu tự động để hỗ trợ khôi phục dữ liệu.
- Lịch sử chỉnh sửa chỉ hiển thị với người có quyền chỉnh sửa: Chỉ những người có quyền chỉnh sửa mới xem được lịch sử chỉnh sửa. Nếu bạn chia sẻ tài liệu với quyền chỉ xem, người nhận không thể truy cập lịch sử chỉnh sửa.
- Lịch sử chỉnh sửa không thể phục hồi sau khi tạo bản sao: Khi bạn tạo một bản sao mới, bản sao này không chứa lịch sử chỉnh sửa từ tài liệu gốc.
- Tác động đến tính năng cộng tác: Việc xóa lịch sử chỉnh sửa có thể ảnh hưởng đến khả năng theo dõi đóng góp từ các thành viên trong nhóm. Hãy đảm bảo thông báo với những người liên quan trước khi thực hiện.
Bằng cách tuân thủ những lưu ý trên trước khi bạn thực hiện xóa lịch sử chỉnh sửa để không xảy ra bất kỳ sai sót nào không đáng có. Chúc bạn thực hiện thành công.
Kết luận
Phía trên là thông tin hướng dẫn chi tiết cách xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet mà Điện Thoại Vui đã chia sẻ. Hi vọng sẽ giúp bạn thực hiện xóa lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet thành công. Đừng quên theo dõi chúng tôi mỗi ngày để bỏ túi thêm nhiều thủ thuật hay khác nhé!
